Što kad se plan mora promijeniti? Kako nastaje dobar plan B na putovanju

Možete isplanirati rutu do zadnje minute, rezervirati ručak, dogovoriti vodiča, prijevoz i aktivnosti, provjeriti prognozu i još jednom proći cijeli raspored.

A onda ujutro počne padati kiša pa bicikli otpadnu ili zapuše vjetar zbog kojeg izlet brodom više nije moguć. Možda netko zakasni, možda se zatvori cesta ili se grupa jednostavno na nekoj aktivnosti zadrži dulje od predviđenog.

Kod organiziranih putovanja to nije ništa neobično. Dobar program zato nije samo onaj koji je dobro isplaniran, nego i onaj koji se može promijeniti bez osjećaja da se cijeli dan raspao.

Plan B ne nastaje kad nastane problem

Najgori trenutak za smišljanje alternativnog programa je onaj u kojem ga već trebate.

Zato se još tijekom pripreme razmišlja što se događa ako pojedini dio programa nije moguće realizirati. Ako je glavna aktivnost na otvorenom, postoji li alternativa? Ako se zbog vremena mora promijeniti redoslijed, što se može pomaknuti? Može li restoran primiti grupu ranije? Koliko vremena imamo između dvije lokacije i gdje postoji prostor za prilagodbu?

Ne mora svaki dio programa imati potpuno razrađenu zamjenu, ali za njegove ključne dijelove dobro je unaprijed znati što možemo napraviti drukčije.

To posebno vrijedi kod većih grupa. Promijeniti plan za deset ljudi relativno je jednostavno. Kod autobusa punog ljudi promjena uključuje prijevoz, rezervacije, partnere na terenu i često nekoliko različitih lokacija.

Nije svaka promjena razlog da se program mijenja

Prognoza kaže da postoji mogućnost kiše. To još ne znači da u sedam ujutro treba otkazati sve što je na otvorenom. Ponekad je dovoljno pomaknuti aktivnost za sat vremena. Ponekad skratiti jednu točku, a ponekad se program može izvesti gotovo u cijelosti tek uz malu promjenu redoslijeda.

Važan dio posla zato nije samo imati alternativu nego procijeniti kada je zaista treba aktivirati jer preuranjena promjena može nepotrebno pokvariti dobar program.

Sudionici ne trebaju znati sve što se događa iza kulisa

Ako se raspored mora promijeniti, grupi uglavnom nije potrebno s bezbroj telefonskih poziva objašnjavati sve detalje, sva razmišljanja, sve alternative koje kao organizator prolazite u svojoj glavi ili s partnerima. Vašim klijentima treba jasna jasna informacija: što se i zbog čega mijenja, kada krećemo i što slijedi. I da ste vi, kao organizator, sigurni u to što radite, da imate iskustva i da oni mogu imati potpuno povjerenje da ćete učiniti sve moguće kako bi njihov put, bez obzira na promijenjene okolnosti koje su izvan vašeg utjecaja, bio zabavan, ispunjen i pamtljiv.

Zato su važni i partneri na destinaciji

Za dobar plan B važno je imati pouzdane ljude na destinaciji koji mogu reagirati kada se okolnosti promijene: vodiča koji može prilagoditi obilazak, restoran koji će pokušati pomaknuti termin, prijevoznika koji može promijeniti mjesto preuzimanja ili partnera koji zna što se u okolici može napraviti ako prvotna aktivnost otpadne.

Upravo se u takvim situacijama vidi koliko je važna mreža ljudi s kojima se radi.

Ne treba spašavati svaku minutu programa

Jedna od čestih pogrešaka kod promjene plana je pokušaj da se pod svaku cijenu nadoknadi sve što je prvotno bilo predviđeno.

Bolje je izbaciti jednu stvar i ostaviti vremena za normalan ručak ili druženje nego cijelu grupu požurivati od jedne aktivnosti do druge samo zato da bi raspored na kraju izgledao kao da je sve odrađeno.

Ljudi na kraju neće pamtiti da su propustili jednu stavku iz programa. Vrlo lako će pamtiti da su cijelo poslijepodne nekamo kasnili.

Dobar plan B ne mora biti lošija verzija plana A

Ponekad upravo neplanirana promjena postane dio putovanja koji se najviše pamti.

Ne zato što je problem bio zabavan, nego zato što je pronađeno dobro rješenje.

Vrijeme, promet i druge okolnosti ne možemo kontrolirati. Ono što možemo kontrolirati jest koliko smo na njih spremni i koliko brzo možemo prilagoditi program ljudima koji su taj dan došli uživati, družiti se ili jednostavno nakratko izaći iz svakodnevice.

I zato kod organizacije putovanja uvijek vrijedi imati plan. A vrlo često i još jedan. Za svaki slučaj.